16+1 ok, hogy miért érdemes #VA-t alkalmazni!

A virtuális asszisztens, egy gyűjtő fogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik online módon, a távolból segítenek egy-egy vállalkozásnak (vagy akár egyszerre többnek is), támogatják annak működését.

A legelső és legfőbb különbség a virtuális asszisztens és az otthonról dolgozó online titkárnő között, hogy a virtuális asszisztens vállalkozás keretében, az otthonról dolgozó online titkárnő pedig munkavállalói státuszban végzi el a rá bízott feladatokat.

A virtuális asszisztensek szabadúszó, egyéni vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek, vagyis az ügyfélnek nincs gondja a munkabérre, járulékokra, munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre. A virtuális asszisztens egyszerre több ügyfelet is kiszolgálhat.  

Előny #1: Gyorsabban fejlődik a vállalkozások (#extra hand benefit)

Egyedül vállalkozást vezetni nagyon nehéz. Munka + magánélet+család+szükséges szabadidő mellett kizárólag egyedül igazgatni egy céget, úgy hogy az profitot termeljen, ráadásul még fejlődjön és növekedjen is...ez szinte lehetetlen. Ha valaki képes is rá, akkor is előbb utóbb, valamelyik szegmens hiányt fog szenvedni, és a jól megalkotott rendszer összeomlik.

Így +1 kéz igazi ajándék egy cég ügymenetében. Tartsd szem előtt, az együttműködés egy megfelelő partnerrel (#VA-val), akár új szintre is képes eljuttani a vállalkozásodat. Tehát ha gazdaságosan szeretnéd fejleszteni a business-t, akkor egy jó lehetőség számodra, ha virtuális assztisztenst vonsz be. Szükséges, hogy megoszd a gondolataidat, az elképzelésedet, a terveidet a választott #VA-val, rendelkezésére kell bocsájtanod a megfelelő csatornákat, így egy szakképzett és siker orientált vállalkozó partnert kaphatsz magad mellé, aki nem a társad (az osztalék egy az egyben a tiéd marad), de nem is az alkalmazottad (kötelezettséd nincs felé, csak amik előre szerződésben kikötésre kerültek), mégis már nem egyedül, hanem +1 kéz/+1gondolat/+1szakértelem/+1szemlélet/+1tudás/+1tapasztalás/+1nézőpont...stb. fog a vállalkozásod érdekében (!!) veled együttműködni.

Előny #2: Virtuális hozzáférés a megfelelő szakemberhez

Tegyük fel, hogy a vállalkozádod X helyen székel, de a számodra legmegfelelőbb ember (szakértelem, munkatapasztalat, referencia, rátermettség, integrálhatóság...stb.alapján) tőled Ykm távolságban, Z városban lakik. Mit tudsz tenni, ha mindenképp ezt az alkalmazottat szeretnéd a csapatodban látni. Felveszed, és fizetsz....biztosítod a bejárását, esetleg a lakhatását, rendelkezésére bocsájtasz céges autót..stb. Ezek ugye nem kis költségek! Ezzel szemben, ha mindezt egy virtuális asszisztensre bízod, nincs dolgod a fenti problémákkal. A #VA távolról segíti a munkádat, nincs szüksége se céges autóra (mert van sajátja), nem kell neki bérletet fizetni (mert van neki, vagy van saját autója), nem kell neki albérlet támogatást vagy épp lakást biztosítani (mert van neki). Nem kell gondoskodnod, hogy hogyan jut be az irodába, mert ő fog erről gondoskodni, hogy hogyan fog veled egyeztetni, vagy meetingelni. Tehát a távolság, és a megfelelő szakember problematikája egy virtuális asszisztens esetében nem létező fogalom.

Előny #3: Csökkentheted az operatív költségeidet

Egy előre látó és tudatos vállalkozó mindig a mérleg költség oldalát próbálja leginkább optimalizálni. A kiadás természetesen szükséges, csak nem mindegy, hogy mire és mennyit. Egy jól megszervezett és megtervezett work outsourcing, amihez #VA közreműködését veszed igénybe, komoly ráfordítást szabadíthat fel, amit más irányba pl.fejlesztésre lehet felhasználni. Egy #VA rendelkezik saját irodával (nem neked kell bérelned), rendelkezik autóval, vagy megoldja a tömegközlekedést (nem neked kell kifizetned, nem neked kell biztosítanod), rendelkezik saját telefonnal (nem neked kell beszerezned), rendelkezik saját eszközökkel: laptop, nyomtató, scanner..stb. (nem neked kell biztosítani, szervízelni, karbantartani, feltölteni..stb.). Miért is volna így akkor bárki a saját pénze ellensége?

Előny #4: Csökkenő munkaterhek, csökkenő stressz

Neked, mint gyakorló vállalkozónak számtalan olyan feladattal és teherrel kell megbírkóznod, amik pusztán vállalkozói kötelezettségek, de nem kimondottan a szakirányodba vágó területek. Ilyen például egy építőipari vállalkozó esetében az adminisztráció, a GDPR betartása, a reklámozás, a pénzügyek rendben tartása...stb. A fejed fölött csapkodó hullámok, és hatósági ellenőrzéstől való félelem komoly stresszt pakolhat egy cégvezető vállára, ami ugye energiát von el az operatív termeléstől. Ha stresszelsz, vagy szorongsz, nem figyelsz, hibázol...vagy épp csak egy jövedelmező lehetőségről maradsz le. Egyik opció sem túl kedvező...éppen ezért szervezd ki, amit csak lehet.

  • Piac kutatás
  • Adatbázisok
  • E-mail management (e-mailek megválaszolása, ajánlat előkészítés)
  • Online marketing
  • Időbeosztás kezelése, emlékeztetők, megbeszélések tervezése
  • Ügyfélszolgálat üzemeltetés (telefon/e-mail)
  • Pénzüggyel kapcsolatos ügyek intézése (számlázás, kimutatások, könyvelés előkészítése)
  • Weboldal frissítés
  • Szöveg írás (tartalommarketing)
  • Szabályzatok megírása, karbantartása, frissítése (pl.: számvitel politikai, pénzkezelés, eszközkezelési, házipénztár kezelési, leltározási, iratkezelési, adatkezelési...)
  • Rendezvényszervezés (meetingek, megbeszélések, partner találkozók, céges találkozók, ügyfél találkozók..stb.)
  • stb. stb.

Ugye mennyi feladat? Érzed, ahogy szinte nehéz sziklaként nyomják a vállaid? Nincs rá szükség, hogy mindezt egyedül csináld, és komplett csapatot sem kell fenntartanod erre, főleg, ha nem is teszi ki egy-egy folyamat 1 teljes 8 órás bejelentett alkalmazott idejét...ráadásul, ha te is rendelkezel szabad idővel, és bizonyos feladatokat magad is meg tudsz csinálni, miért vennéd a teljes repertoárt egyedül a nyakadba?!

Előny #5: Irányítsd a fókuszod a hatékonyságra!

Mint vállalkozónak időre van szükséged, hogy megtaláld és jól működtesd a vállalkozásod alapvető üzleti funkcióit. Főleg a kezdő cégek esnek abban a hibába, hogy túlságosan szerte ágazik a figyelmük, túl sok mindennel szeretnének egyidejűleg foglalkozni, amihez persze se idő, se kapacitás....Ezért érdemes ketté választani a teendőket.

  1. Dolgok, amiket nem tudsz egyedül megcsinálni.
  2. Dolgok, amiket nem szabadna egyedül megcsinálni.

Az egyes halmazba azok a feladatok vannak, amire egy vállalkozónak pl.egy igen jól menő takarítással foglalkozó vállalkozónak nincs elég gyakorlata, vagy tapasztalata. Ilyen lehet például a pénzügy, a számlázás, az adminisztráció, a marketing, a különböző kimutatások készítése, vagy épp a rendszerszervezés. Maga a vállalkozás mindezektől a hiányosságoktól függetlenül lehet nagyon sikeres, és jól jövedelmező, mégis olyan területek precíz és pontos, ráadásul napi szintű ellátására kötelezi magát a tulajdonos, amihez egyébként nincs meg a kellő tapasztalata. Ez felesleges stresszt, időt, és hibázás esetén komoly bírságot vonhat maga után.
A kettes halmazba pedig, számtalan olyan feladat van, amihez nincs szükség a cégvezető közvetlen közreműködéshez. Maradva az előbbi vállalkozónk eseténél, egy takarítással foglalkozó vállalkozónak nincs szüksége például a facebook-os hirdetések saját kezűleg történő kezelésre. Vagy épp nincs szükség arra, hogy közvetlenül a tulajdonos készítse el a havi számlákat...ő inkább fókuszálhatna az újabb project felkutatására, az új szerződések megírására, a meglévő ügyfelekkel való esetleges személyes kapcsolattartásra...stb.

Itt jön be újra egy hatékony #VA megbízása, aki ezeket a feladatokat egyszerűen átvállalja, így szabad időt és teret biztosít a vállalkozónak arra, hogy valóban azzal foglalkozzon, amihez ő tökéletesen és sikeresen ért.

Előny #7: Rendelkezésre állás

Manapság számos olyan üzletág létezik, ami megköveteli szinte a 0-24h rendelkezésre állást. Ilyen például a e-kereskedelem. Folyamatos ügyfélszolgálatot fenntartani igen költséges, ráadásul nem is egyszerű. Ha nagyban gondolkodunk, akkor bérelhetünk #VA-t akár eltérő időzónákból is (ez egy nemzetközi szintű vállalat esetében akár meg is oldható). De ha kisebb léptékkel számolunk, és mondjuk csak annyit szeretnénk, hogy a vásárló levelek nyitvatartási időn túl is megválaszolásra kerüljenek.... akkor ezt a problémát egy alkalmas virtuális asszisztens megbízásával, napi 1-2 óra megbízási díj ellenében ki is pipálhatjuk.

Előny #8: Csak a ténylegesen elvégzett munkáért fizetsz

Az operatív költségek optimalizálásáról és hogy ez hogyan függ össze egy virtuális asszisztenssel, már esett szó a #3-as pontban. Ezt a gondolatot tovább értelmezve kapunk egy újabb előnyt, mégpedig annak a privilégiumát, hogy csak azt kell kifizetni, amit valóban meg is csináltak neked. (ennek a matekjáról a virtuális asszisztencia leírásában olvashatsz egy komplex számítást ITT»».) Egy fillérrel sem kell a jövőben, az el nem végzett, vagy halogatott munkákra pénzt fordítanod, hiszen amíg nincs kész, addig nem kell kifizetni. (ezt ugye egy alkalmazott esetében nem teheted meg, a bér az szent..) A "holnapra kész lesz Főnök, istenbizony....egy virtuális asszisztens esetében ismeretlen fogalom.

Előny #9: Időt szerzel magadnak, a munka mégis el van végezve

Hányszor találtad már magad abban a helyzetben, hogy csapkodtak a fejed fölött a hullámok, és azt se tudtad, hogy melyik feladathoz nyúlj hozzá. Aztán elkezdtél belekapkodni mindegyikbe egy kicsit, hogy majd akkor szép apránként minden haladni fog, de sose lett vége... vagy épp hányszor próbáltál meg egy valamit végig vinni, hogy na végre akkor ez a dolog rendben van, de közben 28 helyről szorongatták a nyakad, hogy ez vagy az miért nincs kész...

Ha képes vagy tudatosan kiszervezni egy-egy munkafázist, akkor a mellett, hogy a feladat el van végezve (az ügyfél boldog, neked meg zúdul a bevétel), időt nyersz magadnak arra, hogy mással foglalkozz. Bármivel...ha szükséges, pihenj...ha úgy érzed, szerezz új üzletet...ha van ötleted, akkor találj ki új terméket....stb. Egy #VA mellett erre mind lehetőséged van, és a munka sem áll le.

Előny #10: Rugalmas elszámolási lehetőségek

Egy #VA esetében választhatsz, hogy milyen elszámolási struktúrában szeretnéd az együttműködést.

Ha például adminisztrációs, vagy időszaki marketing vagy számlázás ügyében rendelsz szolgáltatást, akkor az óradíjas elszámolást tudod alkalmazni. Nem kell sem havi, sem éves előfizetést igénybe venned, hiszen csak az után fizetsz, amit megrendeltél és el van végezve. Elképzelhető, hogy egy kis egyéni vállalkozó esetében az igényelt asszisztencia nem haladja meg a havi 1 órát. Akkor mindösszesen ennyit kell kifizetni érte.

Ha tudod, hogy egy konkrét project elvégzésére pl.egy adott rendezvény leszervezésére, vagy évente 1 alkalommal a szabályzataid rendbe tételére kéred fel egy #VA segítségét, akkor a munkaóráktól függetlenül, a project elvégzése után fogsz elszámolni, így nem fordulhat elő, hogy a munkaórák csak gyűlnek gyűlnek, a kifizetés meg egyre csak nő.

Ha tudod, hogy pl.: az online marketing az egy sötét folt a számodra, de szeretnéd, ha naponta, két naponta mégiscsak posztok, hirdetések, képek, ajánlatok jelennének meg rólatok, akkor érdemes havi előfizetésben gondolkodni, és a megadott paraméterek elvárásainak teljesítése után kell fizetned.

Mind a három esetben a vállalkozó érdekei állnak mindenekelőtt, hogy csak azt és csak annyiért kelljen kifizetni, amit valójában meg is kapott és a válalkozása javára tudott fordítani.

Előny #11: Teljes titoktartás

Ez minden vállalkozás félelme...mi van, ha óvatlan kezekbe (fülekbe) jut, az ő egymilliárd dolláros ötlete. Már számtalan trükkök, és eszközök állnak a cégvezetők rendelkezésére, ahol "csekkolni" tudják, hogy a drága alkamazottak hogy csicsergik ki az üzleti titkokat. Ez a GDPR és a személyi jogok előrehaladott világában se nem szabályos, és nem is túl etikus....Egy #VA esetében ettől sem kell tartani, hiszen 1. szerződés köti a titoktartáshoz 2. ő maga is vállalkozó, tehát pontosan tudja, hogy mit jelent egy ilyen jellegű bizalmi viszony, ráadásul senki nem engedheti meg magának, hogy a megbízója bizalmát eljátsza, hiszen abban a pillanatban akaszthatná szögre a virtuális kabátját, és kereshetne más megélhetést magának.

Előny #12: Mérhetőség

A tudatos cégvezetés mindenképpen megköveteli a méréseket. Mérjük a látogatók számát pl. egy weboldalon. Mérjük a hivatkozások népszerűsűgét, mérjük, hogy egy webshop esetében hol hagyják el a látogatók a kosarat, hová kell egy plusz tovább támogató ablak, vagy ajánlat. Mérjük, hogy hányan térnek be a z üzletbe...de mérjük a bevétel kiadás rátáját, mérjük a rezsiórák mértékét, a megtett kilómétert, egyszerűen mindent....Nemcsak a kimutatások elkészítésében, és értelmezésében tud egy #VA a segítségedre lenni, hanem például abban is, hogy az online timing softwer segítségével, amit a virtuális asszisztens használ, tudod, hogy mennyit költöttél már el egy adott feladatra. Ennek nem csak kimutatásbeli előnye van, de kis cég esetén, ahol a likviditás még remegő lábakon áll, akár jelzőszámként is funkcionálhat a mérhető óraszám, ugyanis a kellő pillanatban le tudod állítani a folyamatot, még azelőtt, hogy túlköltekeztél volna. Ezt ugye egy alkalmazotti státuszban lévő munkavállalóval szemben nem teheted meg.

Előny #13: Változatos és hatékony vevő gondozás

Manapság, amikor már szinte minden online működik, személyes kapcsolatfelvétel, vagy találkozás nélkül, egyre nagyobb az igénye a vásárlóknak és a partnereknek egymást között is, hogy közvetlen (látó-halló távolságon belüli) kontaktusba kerüljenek egymással.

Például mennyivel jobban mozdul valaki egy személyes meghívásra (legyen az közvetlen, vagy audio jellegű), mint egy átdobott sablon e-mailre.

Vagy másik szemléletes példa, hogy mennyivel nagyobb a bizalom egy olyan vállalkozás irányába, ahol van élőszavas ügyfélszolgálat, és nem csak egy szerverrel válthatunk automata üzeneteket.

....és itt jön be a megfelelő #VA kiválasztása...mert tudjuk, hogy hogyan lehet időt, pénzt, energiát spórolni, és felszabadítani egy jó virtuális asszisztens megbízása által, de arra még nem térünk ki, hogy akár szekcionálisan alkalmazva további előnyre tehetünk általuk szert.

Egy reklamációkkal foglalkozó ügyfélszolgálati szám kedves, nyugodt és megértést sugalló női virtuális asszisztense már fél siker a probléma megoldása felé, de egy technikai segítséget nyújtó support ügyfélszolgálatot például egy magabiztos hangú, érthető és logikus beszédű férfi virtuális asszisztens megbízásával tudunk hatékonyan üzemeltetni.

Nincs szükség állandó jelenlétre, egy távoli hozzáféréssel bíró #VA tökéletesen el tudja látni az adott feladatot, igény esetén azonban akár több típusú virtuális asszisztenst is a vállalkozásunk javára tudunk fordítani.

Előny #14: a hiányosságok erősítése

Senki sem tökéletes, és csak az ostoba nem kér segítséget....bár egy kognitív torzítás hatására sajnos hajlamos az agy becsapni az elmét, és elhitetni, hogy ha minél kevésbé értünk valamihez, annál profibbak vagyunk benne....de Te bizonyára, nem ebbe a halmazba tartozol, hiszen rendületlenül olvasod a sorokat...Tehát ha már felismerted, hogy nem érthetsz mindenhez, akkor érdemes elgondolkodnod, hogy segítséget kérsz a hiányosságaid erősítésére egy virtuális asszisztenstől. Nem kell magad mellé venned senkit állandó jelleggel, és nem is kell ezért alkalmazottat fenntartanod, egyszerűen csak ki kell szervezned azokat a feladatokat, amik nem a te szakirányodhoz tartoznak. Ha jófej az asszisztensed, még akár meg is taníthat rá, így akár idővel te magad is elvégezheted az adott munka fázist..persze csak ha lesz rá időd, és kapacitásod.

Előny #15: minőségi munkaerő

A virtuális asszisztensek nagy előnye, hogy képzett, gyakorlott, minőségi munkaerőnek számítanak. Valószínűleg megjárták már mind két oldalt, így tudják milyen az alkalmazotti lét, tehát képes alázattal és határidőre elvégezni az adott feladatot, de feltehetően volt vállalkozó is, aki eredményorientált, precíz, és pontos. Képes mindezeket, és a szakmai tapasztalatát, valamint a tanult tudását a Te vállalkozásod szolgálatába állítani, hogy sikeresebb és jövedelmezőbb céged legyen.

Előny #16: csinálj magadnak szabadidőt

Egy virtuális asszisztenssel az oldaladon egyszerűen, és negatív következmények nélkül létre tudsz hozni magadnak egy kis szabadidőt.

Miért jó ez? Mert felöltődsz, és új impulzusok érnek. Visszanyered a kreativitásod, új ötleteket meríthetsz, új emberekkel találkozhatsz, vagy csak együtt tölthetsz némi szabadidőt a családoddal, amiért mindenki nagyon hálás lesz. Ezalatt pedig a Te virtuális asszisztensed mindent elvégez, ami feladatot kiszabtál neki.

Előny #16+1: teremts családdal összeegyeztethető munkahelyet!!

Gyakorló édesanyaként számtalanszor kerültem választás elé: család vagy karrier. A média, és egyéb fórumok a család mellett teszik le a voksot, és támogatóan teremtik a lehetőséget a kisgyermekes anyukák munkahelyre való visszailleszkedéséhez. Mégis nagyon sokszor a 22-es csapdájába esnek ezek a nők, hiszen van bölcsöde, van óvoda, vannak családtámogatások, csak a munkáltatók ambíciója hiányzik, amikor kisgyermekes anyukát kellene alkalmazni (tisztelet a kivételnek). Pedig téves, hogy ő akkor majd folyton kimarad, mert beteg a gyerek, hiszen pont az fog keményebben dolgozni, és kitartóbban helytállni, akinek egy-két-három pici éhes szájat kell etetnie. (Ne is beszéljünk az egyre növekvő egyedülálló szülők számáról..).

Tehát virtuális asszisztens alkalmazásával nemcsak magaddal és a vállalkozásoddal teszel jót, de munkát és önmegvalósítási lehetőséget biztosítasz egy méltatlanul parlagon hagyott, de tehetségekkel teli kiaknázatlan szektor számára.  

Aktuális árak »