" A virtuális asszisztens, egy gyűjtő fogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik online módon, a távolból segítenek egy-egy vállalkozásnak (vagy akár egyszerre többnek is), támogatják annak működését.

A virtuális asszisztensek szabadúszó, egyéni vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek, vagyis az ügyfélnek nincs gondja a munkabérre, járulékokra, munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre. A virtuális asszisztens egyszerre több ügyfelet is kiszolgálhat. 

A legelső és legfőbb különbség a virtuális asszisztens és az otthonról dolgozó online titkárnő között, hogy a virtuális asszisztens vállalkozás keretében, az otthonról dolgozó online titkárnő pedig munkavállalói státuszban végzi el a rá bízott feladatokat. "

Idézett szöveg: VAM (Virtuális Asszisztensek Magyarországon - VA szolgáltatást nyújtók)

Mi az a virtuális asszisztencia? #VA

A virtuális asszisztens nem más, mint a céged azon külső segítője, aki az időrabló feladataidat helyetted, de a nevedben képes megoldalni.

Feladatkör kategóriák:

A legtöbbször kiszervezett feladatok: 

• adminisztráció
• levelezés
• napi rutin marketing feladatok
• számlázás
• kimutatások készítése
• nyilvántartások napra kész vezetése
• adatbázisok frissítése, fejlesztése
• kisebb rendezvények, megbeszélések, meetingek leszervezése
• kapcsolattartás ügyfelekkel, partnerekkel

Hogyan történik egy #VA-val az együttműködés?

• Felmerül egy problémád...akármi...
• Felhívsz, leírod, elmondod személyesen, hogy miben tudok a segítségedre lenni
  
• Átbeszéljük, hogy mi a feladat, mit is szeretnél pontosan és milyen határidővel (lehetőleg ne tegnapra...)
  
• Elkezdem elvégezni neked a munkát, és szólok ha készen van. (Ezalatt te foglalkozhatsz mással ☺)
• Kiállítom a teljesítési igazolást, azután számla ellenében kiegyenlíted az elvégzett munkaórák összegét. 

Fontos!

Szeretünk találkozni a Megbízóinkkal, szívesen szánunk erre időt és energiát, hogy megismerjünk Téged, a vállalkozásod, a gondolataid és az elképzeléseid! Hisszük, hogy a leghatékonyabban akkor tudjuk eldönteni, hogy kivel állunk szemben (és fordítva is), ha legalább egyszer személyes is konzultáltunk egymással. 

Hogyan működik a gyakorlatban?

• Legelőször is személyesen találkozunk, hiszen ez egy bizalmi alapokon nyugvó együttműködés lesz mind a két fél között. (Ez alól az eseti operatív jellegű egyszeri megbízások természetesen kivételt tehetnek, hiszen egy adatbázis, vagy táblázat megalkotásához nincs feltétlen szükség a találkozásra..)
  
• Megbeszéljük a várható feladatokat, és ennek függvényében megállapodunk az elszámolás típusáról.
  » Ha csak eseti segítségre van szükséged, akkor egy online timing szoftver segítségével óradíjas elszámolást állapítunk meg az árlista szerint, amit minden hónap végén összesítünk, és egyben számlázunk ki a részedre. Ebben az esetben kirészletezve kapod meg az egyes szolgáltatások árait (már amennyiben többféle asszisztenciát is igénybe veszel)
  » Ha előre láthatóan rendszeres és folyamatos virtuális asszissztenciára lenne igényed, akkor kiszámolok számodra egy havi díjas (fix) elszámolási rendszert. Ebben az esetben egy úgynevezett általány díjat fogsz majd a számládban kapni, megvizsgálva azt, hogy milyen szolgáltatásokat fogsz hosszabb távon kérni.
• Egyeztetünk, ha szükséges akkor akár menet közben is. (Persze csak ha szükséges...)
• Amint egy adott feladot elvégeztem, jelzem feléd, te átveszed, és megírjuk róla a teljesítési igazolást.
  
• Hónap végén összesítjük a neked dolgozott óraszámokat, és a számla ellenében várjom az utalásod. 

Milyen típusai vannak az ügyintézésnek?

• Online (pl.: e-mailek, számlázás, marketing, adminisztráció, nyilvántartások, adatbázisok, weblap frissítés..stb.)
  
• Offline (pl.: hivatali ügyintézés, könyvelési anyag eljuttatása, rendezvényszervezés..stb.)

Mire lehet elég pár órányi asszisztencia?

» pl.: a könyvelési anyagod átnézésére, összekészítésére
» pl.: heti 2 alkalommal social media megjelenésre
» pl.: kis cég esetében a levelezés lebonyolítására
» pl.: meetingek, megbeszélések leszervezésére
» pl.: heti 1 alkalommal hírlevél kiküldésre
» pl.. egy kis cég esetében a nyilvántartások napra készen tartására
» pl.: havi riportok, elemzések és kimutatások készítésére
» pl.: webshop asszisztenciára (ügyfélvélemények kezelése, nyilvántartások ellenőrzése, feltöltések elvégzése...)

és még sorolhatnánk...

Miért éri meg? 

Ez egyszerű matek....

Adott néhány feladatkör az alábbiak szerint

• Napi adminsztráció és levelezés lebonyolítása - (1fő)
  
• Számlázás, kapcsolattartás a könyveléssel - (1fő)
  
• Marketing feladatok ellátása - (1fő)

1 fő munkavállaló egy bruttó 240.000 Ft-os fizetéssel (nettó kb. 160.00 Ft) egy vállalkozó számára kb. 290.000 Ft-ba kerül/hó. 3 fő munkavállaló esetében ugyanezzel a bérrel számolva a havi költség összesen 870.000 Ft lesz...és nettó 160e Ft-ért manapság már nem igen találni szakképzett munkaerőt....tehát a helyzet önmagában paradoxon, de maradjunk ennél a példánál csak a matek kedvéért.

Ezeket az alkalmazottakat ellenőrizni, nyomon követni és folyamatos kontroll mellett irányítani kell. Ráadásul azt is feltételezhetjük, hogy alkalmazottként (főleg ekkora fizetésért) a munka hatékonysága nem veri majd ki a biztosítékot.

Munkaórában számolva nekik 160óra/hó*3alk = 480 órányi munkaidőt kellene ledolgozniuk.

Statisztikák szerint a napi 8 órás munkakeretből mindösszesen 3 órát tölt egy alkalmazott a tényleges bevételszerző tevékenységgel. (vonatkozó cikk itt )

Tehát a 480 órás munka idő keret ténylegesen ennek a harmadára csökken tehát mindösszesen 160 órát fognak valós munkával eltölteni. (Nézzük csak meg, akkor kiszámolhatjuk, hogy rögtön két ember fizetése ugrott a levesbe).

Tehát összegezve lesz 3 alkalmazottunk havi 870.000 Ft költség ellenében, akik állandó irányítást igényelnek, ráadásul a hatékonyságuk is megkérdőjelezhető, + mindösszesen 160 órát dolgoztak nekünk a 480 óra helyett. Az ő munkaóra díjuk visszaszámolva kb. 5500 Ft-ra jön ki...és akkor a paradoxontól továbbra is eltekintünk, hogy nettó 160e Ft-os fizetésért aligha találni pénzügyest, vagy marketingest napi 8 órában....

Ezzel szemben, ha ennek a 870e Ft-os teljes keret összegnek csak az 1/3-val (mert hogy 3 alkalmazottunk volt az elején, és ezt cseréljük le egy VA-ra), tehát havi 290.000 Ft költség kerettel számolok, mit kapok?

• Havi nettó 96 órányi aktív munkát (heti 24 óra: ez napi 5 óra, ami másfélszer több, mint ugye egy alkalmazott valós munkavégzéssel töltött ideje, a statisztika szerint*)
  
• Vállalkozói szemléletet
• Teljes titoktartást (erről a szerződésben említést is teszünk)
  
• Precizitást
• Önálló munkavégzés
  
• Valós munka tevékenységet
• Megbízási szerződést, ami bármikor felmondható

* tisztelet a kivételnek, a statisztika mutatószámai alapján vonunk le most matematikai következtetést.

Összegzésül: ugyanarra a munka mennyiségre Neked, mint vállalkozónak 3 alkalmazottat is fenn kellene tartanod, közel havi 1millió forintos költség ellenében, míg egy VA ennek egy harmadáért is képes ugyanezt a munkát elvégezni....